Kandidaten snel opvolgen: bel morgen, niet over twee weken

Bedrijven die onze kandidaten meteen bellen, nemen er meestal snel een aan. Maar helaas zien we vaak het tegenovergestelde. We sturen geschikte kandidaten door en vervolgens blijft het twee weken stil. Wordt er daarna alsnog gebeld, dan blijkt een groot deel zich alweer te hebben teruggetrokken. Dat is geen cijfer uit een landelijk onderzoek, maar een patroon dat we in de samenwerking met werkgevers tegenkomen. Kandidaten snel opvolgen verdient daarom net zoveel aandacht als ze binnenhalen.

Niet zo gek. Iemand die solliciteert, is op dat moment enthousiast. Maar dat enthousiasme blijft geen twee weken hangen als er niets gebeurt. In de tussentijd reageren kandidaten ook ergens anders. Krijgen ze daar wel snel antwoord, dan verdwijnt jouw vacature vanzelf naar de achtergrond. Je kunt een goed profiel ontvangen en de kans op een gesprek alsnog laten liggen, simpelweg doordat niemand het eerste contact oppakt.

De campagne is niet het hele wervingsproces

Een wervingscampagne helpt je om mensen te bereiken en de eerste voorwaarden uit te vragen. Daarmee is de vacature nog niet ingevuld. Na het doorsturen van een passend profiel begint een ander stuk van het proces: kennismaken, vragen beantwoorden en samen beoordelen of de functie echt past. Dat gedeelte kan een campagne niet voor je beslissen. Er moet iemand binnen het bedrijf zijn die het gesprek wil en kan voeren.

Wij zorgen dat de juiste mensen reageren en dat je alleen kandidaten ziet die aan je eisen voldoen. Het contact leggen ligt daarna bij jou. Dat onderscheid moet vooraf helder zijn. Anders denkt de werkgever dat de campagne alles afhandelt, terwijl een kandidaat wacht op een reactie van de werkgever. Juist op dat overdrachtsmoment ontstaat gemakkelijk vertraging. Een duidelijk afgesproken eigenaar van die volgende stap voorkomt dat een profiel tussen twee partijen blijft liggen.

Het eerste telefoontje hoeft geen sollicitatiegesprek te zijn

Word je de dag na je sollicitatie gebeld, dan merk je meteen dat een bedrijf serieus geïnteresseerd is. En dat eerste telefoontje hoeft niets bijzonders te zijn. Even laten weten dat je het profiel hebt gezien en vragen wanneer iemand tijd heeft voor een gesprek, is vaak al genoeg. Je hoeft niet eerst alle agenda's naast elkaar te leggen of een complete gespreksronde voor te bereiden om belangstelling te tonen.

Dat maakt de eerste stap kleiner voor beide kanten. De kandidaat weet dat de reactie is aangekomen en krijgt duidelijkheid over het vervolg. Jij kunt controleren of de belangstelling er nog is en een geschikt moment afspreken. Een volledige beoordeling van ervaring, motivatie en teamfit kan daarna plaatsvinden. Snel opvolgen betekent niet dat je snel moet aannemen. Het betekent dat je iemand niet onnodig laat wachten voordat er überhaupt contact is.

Maak vóór de campagne ruimte voor opvolging

De beste tijd om dit te regelen is voordat de eerste kandidaat binnenkomt. Spreek af wie de profielen ontvangt, wie contact opneemt en wie dat overneemt als de eerste persoon afwezig is. Het hoeft geen ingewikkeld systeem te zijn. Een vaste verantwoordelijke en een duidelijk vervolg zijn belangrijker dan een uitgebreid schema dat niemand gebruikt. Zonder die afspraken wordt een kandidaat gemakkelijk iets voor later op een volle werkdag.

Kijk ook naar de ruimte voor kennismakingsgesprekken. Als je wel direct kunt bellen maar pas veel later tijd hebt om iemand te spreken, kun je dat meteen uitleggen. Onzekerheid is vaak vervelender dan een concreet voorstel. Vertel wat de volgende stap is en wanneer die kan plaatsvinden. Daarmee beloof je geen aanname, maar geef je de kandidaat wel iets om op te rekenen. Houd die afspraak vervolgens ook vast.

Niet bereikbaar? Maak de volgende stap eenvoudig

Een kandidaat kan tijdens werktijd niet altijd opnemen. Dat betekent niet meteen dat de belangstelling verdwenen is. Probeer daarom niet alleen zo snel mogelijk te bellen, maar maak ook duidelijk hoe iemand kan terugreageren. Een kort bericht met de vraag wanneer bellen uitkomt, kan praktischer zijn dan herhaaldelijk op een onhandig moment bellen. Het doel is contact krijgen, niet aantonen dat je een belpoging hebt gedaan.

Dat sluit aan op het verschil tussen eerste interesse uitvragen en een werkgever laten kennismaken. Tijdens de eerste stap kan WhatsApp handig zijn om informatie te verzamelen op een moment dat de kandidaat uitkomt. Daarna kan een persoonlijk telefoontje juist laten merken dat de werkgever serieus geïnteresseerd is. Die twee manieren van contact hoeven elkaar niet tegen te spreken. Meer over de eerste stap lees je in WhatsApp recruitment.

Houd bij waar kandidaten blijven hangen

Wil je weten of je opvolging goed loopt, kijk dan niet alleen naar het aantal ontvangen profielen. Noteer ook wanneer het eerste contact plaatsvond, of een gesprek is afgesproken en waarom iemand eventueel afhaakte. Zo kun je verschil maken tussen onvoldoende passende kandidaten en passende kandidaten die te laat zijn benaderd. Zonder dat onderscheid is het verleidelijk om elke gemiste aanname aan de campagne toe te schrijven.

Bespreek die uitkomsten ook met degene die de werving organiseert. Als meerdere kandidaten op hetzelfde punt afhaken, is dat nuttige informatie voor de volgende stap. Misschien is het vervolg niet duidelijk, kan niemand op het voorgestelde tijdstip of sluit het werk na uitleg toch niet aan. Zulke informatie helpt om bij te sturen. Alleen melden dat er niemand is aangenomen, vertelt weinig over wat er onderweg is gebeurd.

Snel contact is geen automatische garantie op een aanname

Niet iedere geschikte kandidaat wordt een nieuwe collega, ook niet als je meteen reageert. Salaris, werktijden, reisafstand en de inhoud van het werk moeten uiteindelijk voor beide kanten passen. Snelle opvolging verandert die voorwaarden niet. Wat het wel doet, is zorgen dat je de kans op een gesprek benut terwijl de belangstelling er is. Je voorkomt daarmee dat stilte de reden wordt waarom iemand niet verdergaat.

Komt er morgen een kandidaat binnen? Bel dan ook morgen. Is een uitgebreid gesprek nog niet mogelijk, begin dan met een korte kennismaking en een concrete vervolgafspraak. Kijk je liever eerst naar het hele proces, van bereik tot opvolging? Met de quickscan krijg je een eerste beeld van je werving. Gebruik dat als aanleiding om ook intern te kijken wie de volgende kandidaat ontvangt en wat diegene daarna doet.